De 5 mest stilte spørsmålene om Microsoft 365

I en jungel av digitale og teknologiske løsninger, er det lett å bli forvirret. Begreper brukes om hverandre, systemer og løsninger byttes tilsynelatende ut så fort vinden snur og det finnes stadig nye funksjoner å holde tritt med – også i eksisterende verktøypakker.

Bruker du Microsoft 365 på jobben, finnes det en liten mulighet for at du nylig har forstått at Office ikke bare er et synonym for e-post. Og bruker du det ikke, men er på jakt etter en ny IT-løsning for bedriften din, er denne artikkelen også for deg:

5 ting du trenger å vite om Microsoft 365:

Microsoft 365 er en tjenestepakke med programvare for PC, Mac og mobile enheter; En samling skybaserte tjenester og applikasjoner som inkluderer verktøy og løsninger for e-post, fillagring og deling, kommunikasjon og samarbeid.

Dette inkluderer blant annet følgende funksjoner:

• Outlook (e-post og kalender)
• Word (tekst-dokument)
• Excel (regneark)
• PowerPoint (presentasjon)
• OneDrive (lagring i skyen)
• Microsoft Teams (Samarbeidsplattform med funksjoner som chat, videokonferanse, fildeling osv.)

Brukere av Microsoft 365 får full tilgang til alle funksjonaliteter fra hvilken som helst enhet, hvor som helst i verden – via internettilkobling og app-nedlastning. Tjenesten lar deg dele dokumenter og kalendere, bruke kjente programmer og bedriftens e-post, samt kommunisere via direktemeldinger eller videokonferanser.

Hvem som helst kan bestille Microsoft 365 direkte fra Microsoft. Anbefaling er likevel å alliere seg med en Microsoft Partner som er vant med å etablere Microsoft 365 for bedrifter. Det er mange valg som skal tas i etableringen og det kan være komplisert for bedrifter både med og uten en IT-avdeling å komme i gang på riktig måte.

Microsoft 365 er ikke noe man setter opp og glemmer: Microsoft 365 er tjenester stadig i endring og en driver av digitalisering i din bedrift.

GP Digital tilbyr Microsoft 365 som en administrert tjeneste – GP 365. Ikke bare får man hjelp til etablering og oppsett av tjenestene, men support og veiledning til dine brukere.

Microsoft 365 leveres i dag med det som kalles “security defaults” i tillegg til det som forventes av e-post beskyttelse. Beskyttelse gjennom Microsoft sin nye “security defaults” beskytter brukerne mot kontoangrep og stopper mange av dagens trusler.

For mer avansert beskyttelse kan man oppgradere lisensen sin til Microsoft 365 Business Premium. Denne lisensen bidrar til å beskytte deg mot trusler ved hjelp av avansert trussel-beskyttelse, sikring av e-post-vedlegg og beskyttelse mot usikre koblinger. Enhetene dine er administrert og beskyttet av intune og filene dine kan ytterligere krypteres og beskyttes gjennom Azure Information Protection.

Det mange ikke er klar over, er at selv om din IT-avdeling kanskje har kontroll på arbeidsmaskinen din og de dataene som ligger der, så vil man ved å flytte alt over i skyen ha behov for ekstra sikkerhetstiltak.

Les også: Pandemi – Et nytt trusselbilde for datasikkerhet.

Hva gjelder backup, kommer Microsoft 365 med en innebygd backup på 93 dager med historikk. Dette høres kanskje tilstrekkelig ut, men statistikken viser at det gjennomsnittlig gjerne går mer enn 140 dager før en merker at viktig informasjon har forsvunnet.

For å sikre seg mot tapt data, enten det skulle være katastrofe-relatert (flom, brann o.l.) eller brukerrelatert (f.eks. utilsiktet sletting), er det derfor en veldig god idé med ekstra backup.

GP Digital leverer  flere typer backup, som for eksempel backup av Microsoft 365 eller backup av PC’er og servere. Kontakt oss, så hjelper vi deg.

Det å velge korrekt Microsoft 365 krever innsikt og erfaring. Det er mange faktorer ved å det å velge rett lisens. Det viktigste er som regel å ikke velge en lisens med mange funksjoner du ikke bruker, men det kan også være at du trenger andre tjenester, større lagringskapasitet også videre.

Ved å velge korrekt lisens kan man spare penger – og ved å bruke en Microsoft Partner vil man få den hjelpen man trenger.

Driver du eksempelvis barnehage eller jobber med undervisning, kan din bedrift være godkjent for akademiske lisenser. Da kan du spare godt over halvparten av kosten.

Du kan lese mer om de forskjellige lisensene på Microsoft sine egne hjemmesider.

For å ta det siste først; Ja, Teams er inkludert i tjenestepakkene til Microsoft 365. Grad av tilgang til de forskjellige funksjonene i Teams avhenger imidlertid av hvilken lisens du har (se punktet ovenfor).

Teams er ikke en tjeneste i seg selv, men en applikasjon som samler mange av de tjenester som finnes i Microsoft 365. Teams bruker SharePoint for lagring av filer, Exchange for møteplanlegging, OneDrive for lagring av chat og chat filer, og Skype for Business for videomøter. Alt dette samlet på et sted, gjør det enklere å samhandle med interne og eksterne brukere.

Microsoft Teams kan sees på nærmest som et digitalt kontormiljø hvor du kan chatte med kollegaer og samarbeidspartnere, opprette grupper, holde video-konferanser, dele og redigere filer.

Ved hjelp av Teams kan du styre unna overfylte innbokser, langdratte møter, en uoversiktlig mengde reviderte utgaver av dokumenter og unødvendige reisekostnader dersom dere for eksempel skal holde møter med deltakere som er plassert på andre steder enn kontoret.

Vil du lære mer om smart bruk av Microsoft Teams? Vi holdt nylig et webinar om akkurat dette, som fikk svært gode tilbakemeldinger. Få tilgang til webinaret gratis ved å klikke på knappen nedenfor:

Ved flere spørsmål om Microsoft 365 eller andre IT-løsninger for bedrifter, ta gjerne kontakt med oss ved å følge denne lenken.