Slik kan du utnytte IT-løsningene i bedriften din bedre
Usikker på om du utnytter potensialet til det fulle når det gjelder programvare og teknologiske tjenester?
Her er 5 ting du bør gjøre for en bedre opplevelse med IT i bedriften:
1. Bytt ut utdaterte systemer
IT er ikke noe nytt og revolusjonerende i dagens bedrifter. Så å si alle virksomheter bruker datamaskiner og e-post i løpet av en arbeidsuke – Enten det er for å produsere digitale filer, bestille varer, sende fakturaer, kontakte kunder, kommunisere med kollegaer eller andre ting. Dette har vi holdt på med i mange år, og vi skal etter alt å dømme holde på med det i mange år til.
Men at IT-bruk i bedrifter er gårsdagens nytt, er slettes ikke ensbetydende med at systemene en bruker må være gamle.
Mange bedrifter har tilgang på et utall applikasjoner og programmer som henger igjen fra tidligere. Ofte beholdes teknologien «fordi den fremdeles fungerer nogen lunde greit» eller fordi en tenker at det vil være dyrt å bytte over til andre og mer moderne systemer – Enten i form av tid, penger eller begge deler.
De harde fakta er imidlertid at å beholde gamle IT-systemer kun av gammel vane, gang på gang viser seg å være mindre effektivt, er mer utsatt for trusler og ikke har samme type støtte tilgjengelig dersom noe skulle gå galt. Sagt på en annen måte vil ofte pengene du sparer på å ikke investere i nye IT-løsninger, uansett måtte brukes på vedlikehold av de gamle.
En annen fare ved å tvi-holde på gamle IT-løsninger, er at konkurrentene dine sannsynligvis ikke gjør det samme. Dermed får de gjerne et forsprang både innen effektivitet og kvalitet på arbeidet sitt – Noe som er dårlig nytt for deg.
2. Vær klar over funksjonene du har tilgjengelig, og funksjonene du savner
Det sies jo at med godt verktøy er halve jobben gjort – Men dersom du ikke er klar over at verktøyet eksisterer eller er tilgjengelig, hjelper det lite. En god oversikt over alle funksjonene som er tilgjengelige i IT-løsningen til bedriften din, gir deg en mye bedre mulighet til å vurdere hvordan du på best mulig måte kan løse diverse arbeidsoppgaver.
De, for mange, viktigste funksjonene for en effektiv arbeidsdag, er følgende:
- E-post
- Fildeling
- Chatt og videomøter
- Dokumentredigering
- Powerpoint
- Word
- Excel
- Sikker lagring
- Systemer for regnskap/økonomi/ kundeoppfølging
Finnes det oppgaver du kan knytte til noen av disse punktene du opplever som vanskelige å utføre? Da bør du vurdere om det finnes bedre og enklere løsninger. Vi befinner oss tross alt i en tid hvor de fleste ønsker og forventninger til teknologi allerede eksisterer et sted i verden – Eller kan ordnes relativt raskt.
Klikk her for å starte reisen mot en mer effektiv IT-hverdag!
3. Ikke betal for tjenester du ikke bruker
Vet du hvor mye du betaler for IT i bedriften totalt? Å ta en grundig gjennomgang av hvor mange penger som går med på IT i løpet av et år, er en god øvelse i å se hva en faktisk trenger og hva som ærlig talt kan avsees. Sjansen er stor for at det finnes minst et par programmer og applikasjoner på lista som du ikke en gang har hørt om, eller i alle fall ikke har åpnet og brukt de siste to årene.
Det kan også være at du har kjøpt en pakkeløsning med alle funksjonene som er viktig for deg og bedriften, og fått en haug av tjenester du strengt tatt ikke trenger med på kjøpet. For å unngå slike «kostnads-feller», er det best å velge en leverandør av IT-tjenester som lar deg plukke og velge fritt fra tjenestetilbudet. På den måten er du sikret å kun betale for hva du bruker – Istedenfor å være «støttemedlem» på samme måte som man gjerne er på treningssenteret fra midten av februar og ut året.
En annen ting å tenke på, er; Har dere noen funksjoner som bare noen veldig få i selskapet bruker? Hvis ja, er de avhengige av den eller kan de bruke noe tilsvarende som er inkludert i et annet IT-system? Å ha alt tilgjengelig på samme plattform gir bedre garantier for at alle delene i IT-løsningen fungerer godt sammen og vil kunne effektivisere (sam-)arbeidet i virksomheten.
Når du vurderer hvilke tjenester som er uunnværlige og hvilke som kanskje bør fjernes, må du samtidig være oppmerksom på at ikke alle jobber på samme måte som deg selv. Til enkelte arbeidsoppgaver vil det ofte være tidsbesparende å velge den teknologiske løsningen kollegaen eller kunden liker best dersom det får fortgang i arbeidsprosessen. For eksempel liker noen best å kommunisere på e-post, mens det hos andre er omtrent umulig å få svar på et spørsmål med mindre det sendes via chatte-funksjonen på Teams.
Vær derfor sikker på at du velger en IT-løsning som møter alle behov i bedriften – Selv om det betyr at du må legge noen ekstra kroner i et par funksjoner du personlig kunne klart deg godt uten.
4. Lei programvarer og utstyr istedenfor å eie selv
Ved å leie utstyr og programvare fra et selskap med større kompetanse på IT og tilgang til tilhørende ressurser enn deg selv, flytter du den økonomiske risikoen fra ditt eget selskap og over til leverandøren.
Med bruk av IT i arbeidshverdagen, følger også oppgraderinger, vedlikehold, drift, support og mye annet. For bedrifter som ikke har dedikerte fagfolk til å ta seg av dette internt, kan det både tidsmessig og teknologisk være en dyr affære å sette daglig leder, kontormedarbeider eller produksjonsansvarlig til denne typen arbeid. Sjansen er stor for at de enten gjør mer skade enn nytte, eller at de bruker mye og dyrebar tid på å få til en quick-fix som egentlig ikke utgjorde den store forskjellen.
Leier du IT-tjenester og hardware fra leverandør, vil du alltid ha tilgang på topp-kvalitets service og support, som blir gjennomført på en brøkdel av tiden du selv ville ha brukt på å løse samme problem. Tid både du og kollegaene dine heller både bør og kan bruke på bedriftens kjernevirksomhet.
5. Få hjelp av profesjonelle til å se nye og bedre løsninger
Synes du det er vanskelig å ta en avgjørelse rundt hva som er nødvendig og hva som er overflødig når det gjelder IT? Eller er du usikker på om det egentlig finnes bedre programmer selv om de du bruker nå er helt ok?
Det er slett ikke uvanlig å mangle oversikt over det informasjonstekniske landskapet. Det kommer stadig noe nytt og selv den mest erfarne IT-konsulent skal holde tunga relativt rett i munnen for å kunne holde seg 100 prosent oppdatert til enhver tid.
En god idé er å jevnlig få inn en person med stor kompetanse og et objektivt syn på bedriftens bruk av IT. Kanskje er det mulig å effektivisere arbeidet deres enda mer ved hjelp av nye programvarer og nytt utstyr, kanskje kan det avdekkes feil eller mangelfull bruk av systemer som i utgangspunktet vil være et godt hjelpemiddel eller kanskje vil nattesøvnen bedres betraktelig ved vissheten om at alt er akkurat slik det skal og bør være.
Kort oppsummert
For å gjøre IT-løsningene i bedriften så effektive, kostnadsbesparende og nyttige som mulig, bør du stille deg selv og dine kollegaer følgende spørsmål:
- Hvilke IT-tjenester har jeg tilgang til og hvorfor har jeg dem?
- Hva er det jeg bruker i hverdagen?
- Hvilke funksjoner har jeg, som jeg sjeldent/aldri bruker?
- Hva koster de forskjellige tingene jeg betaler for?
- Hvilket teknisk utstyr har jeg som jeg er fornøyd med, og hva er modent for utskiftning (hardware som f.eks. PC, headset, konferansesystemer til møterom osv.)?
- Hva er det oftest som ikke fungerer?
- Hvem hjelper meg når jeg trenger teknisk support – og er de flinke nok?
Svarene på disse spørsmålene vil avgjøre om bedriften din IT-messig er på rett spor, eller om dere bør styre skuta i en litt annen retning for å nå målene for morgendagen.