Leif Grimsrud: – Ved å utvikle i samarbeid med GP Digital, har vi blitt kvitt skylappene

Høsten 2020 kartlegger maskinentreprenørfirmaet Leif Grimsrud AS behovet for et samlet ERP-system som skal gi bedre oversikt over alle prosjekter og tilhørende tall. Ett og et halvt år senere er «Tavla» på plass; Et skreddersydd program som snakker med både økonomi, HR, maskinavdelinger og prosjektsystemer. Utviklerne av systemet sitter på GP.

Prosjektet med å utvikle Tavla ble mye større enn først tiltenkt. Fra å være en plattform for oversikt og analyse, gikk Tavla over til å også fungere som et verktøy for oppfølging og prosjektstyring.

-Det er ikke alltid slik at det man tror man trenger, er det man faktisk trenger. Vi ser stor verdi i å jobbe kontinuerlig med GP Digital for å hele tiden implementere mer i programmet, sier Magnar Kristiansen, ingeniør og daglig leder i Leif Grimsrud.

Utviklere som kjenner driften godt

Det var ikke tilfeldig at Leif Grimsrud satt GP Digital på saken. Tilbake i 2008 utviklet bedriftene i samarbeid et timeregistreringssystem hvor ansatte kunne føre timer på prosjekter digitalt. Maskinentreprenøren er opptatt av å bruke lokale tilbydere når verdier og kompetanse er tilgjengelig.

-Vi har jobbet med folka i GP Digital før og det har vært naturlig for oss å gå inn i stadig nye prosjekter med dem. I tillegg til fungerende utvikling er vi opptatt av god service. Vi er veldig fornøyde med hvor kunnskapsrike GP er, og med at de har en såpass god forståelse av driften vår gjennom samarbeid i mange år. Kommunikasjonen mellom oss fungerer veldig godt og vi føler at vi blir prioritert, sier Magnar.

Hos GP Digital som er utvikler av løsningen, har programmet fått navnet «Flyt». Konseptet utvides stadig med flere funksjoner, og det jobbes med kunder fra flere ulike bransjer – maskinentreprenører, produksjonsbedrifter, bilimport og også en løsning for kommunale byggesaksavdelinger.

Et system som samler all informasjon og oppdaterer data på tvers av ansvarsområder gir bedre kontroll, holder oversikt over utvikling og gjør det mulig å jobbe mer strukturert. For Leif Grimsrud betyr det for eksempel at de største og tyngste Excel-arkene for å holde styr på prosjekter, er så godt som borte.

-Istedenfor Excel-ark og oversikter her og der, har vi mye bedre kontroll. Normalt ville et prosjekt ha inneholdt data i så mange forskjellige systemer, og et bytte ville føre til at data ble mistet. Nå eier vi data selv, om det så er for datafangst eller prosjektutvikling. Vi får flere analyser, bedre oversikt over utvikling og kan jobbe mer strukturert. I neste omgang får vi effektivisert driften ved å gå over fra rutine- til prosess-baserte arbeidsmetoder, forteller Magnar.

 

Måloppnåelse, effektivitet og lønnsomhet

I store prosjekter med større prosjektorganisasjoner som er avhengige av godt samarbeid i team, har Leif Grimsrud nå en bedre struktur på samarbeidet som de drar god nytte av. Tavla er nettbasert, og også knyttet opp mot SharePoint og Teams.

Full oversikt gjør det mulig for de prosjektansvarlige i Leif Grimsrud å hente ut en sjekkliste for hva godt gjennomførte prosjekter bør inneholde. Dette øker både måloppnåelse, effektivitet og lønnsomhet.

-Et godt eksempel er maskinparken vår, som er veldig stor. Brukte vi maskiner fra fire forskjellige merker i et prosjekt, måtte vi tidligere gå inn på fire forskjellige systemer for å hente ut informasjon. Oversikten over hvor utstyr befant seg, lå i Excel før. Nå kan vi enkelt se hvor ting er, samt hente ut historikk og rapporter. Tavla sparer oss for veldig mye tid, sier Magnar.

 

Rådgivning og idémyldring rundt digitale løsninger

Ett og et halvt år brukt på utvikling av et system for oversikt og prosjektstyring, kan høres lenge ut. Magnar Kristiansen forteller at han har vært overrasket over alt arbeidet som ligger bak det å utvikle skreddersydde programmer, tilpasset akkurat deres behov. Likevel har prosessen føltes rask og enkel.

-Prosjektet har som nevnt blitt mye større enn forventet, fordi vi hele tiden ser nye behov. Her får vi også veldig ofte gode innspill fra GP Digital rundt hva som er fornuftig og mulig å legge til av funksjoner. Hver fjortende dag har vi statusmøter med David i GP, hvor vi går gjennom nye utviklingsprosjekter som skal inn i Tavla.

Magnar er også godt fornøyd med GP Digital sitt samarbeid med Høgskolen i Østfold.

-Vi har hatt en del bachelor-oppgaver inn mot systemet og ser at studenter kommer inn med stor motivasjon og verdifull kunnskap – som blir tatt på alvor og brukt som en ressurs hos GP Digital. Vi har også hatt en del opplæringssituasjoner inne hos oss ved Leif Grimsrud. Ved å utvikle i samarbeid med studenter og ansatte ved GP Digital på denne måten, blir vi kvitt skylappene og ser mulighetene som ligger foran oss veldig klart, sier Magnar Kristiansen.

 

 

GP Digital takker for et meget godt samarbeid. Vi gleder oss til å videreutvikle gode løsninger sammen med Leif Grimsrud AS også i årene fremover.